Terapistin tuttuğu her hasta dosyası sağlık verisi içeriyor. Sağlık verisi de KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılıyor. Bu yazı, küçük bir muayenehanenin günlük pratikte neye dikkat etmesi gerektiğini ve VERBİS kaydı konusundaki güncel durumu özetliyor.
Sağlık verisi neden ayrı bir kategori?
KVKK sağlık verisini özel nitelikli sayıyor. Bu verileri işlemek ancak kanunda sayılan şartlardan biriyle mümkün. Tedavi ve bakım hizmetinin yürütülmesi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce işlenmesi bu şartlardan biri.
Yani hastanızı tedavi etmek için dosyasını tutmanız kanunun öngördüğü bir durum. Ama aynı veriyi başka bir amaçla kullanmak ayrı bir dayanak ister. Hastaya kampanya mesajı atmak, vaka fotoğrafını paylaşmak ya da listeyi başka biriyle paylaşmak tedavi amacının dışında kalır.
Hastayı bilgilendirmek (aydınlatma)
Veriyi toplarken hastaya kimin topladığını, ne amaçla kullanacağını, kime aktarabileceğini ve haklarını anlatmanız gerekiyor. Buna aydınlatma yükümlülüğü deniyor.
Pratikte bu, ilk seansta verdiğiniz kısa bir aydınlatma metni demek. Metni imzalatmak zorunlu değil, ama verdiğinizi gösterebilmek işinizi kolaylaştırır.
Günlük pratikte en sık yapılan hatalar
Çoğu veri sorunu kötü niyetten değil alışkanlıktan çıkıyor:
- Hastanın röntgenini, MR raporunu ya da egzersiz videosunu kişisel mesajlaşma uygulamasıyla meslektaşa göndermek.
- Hasta dosyalarının kilitsiz bir dolapta ya da herkesin kullandığı bir bilgisayarda durması.
- Telefonda ekran kilidinin olmaması; hasta fotoğraflarının telefonun genel galerisinde durması.
- Sekreter ya da stajyerle gizlilik konusunun hiç konuşulmamış olması.
- Sunucusu yurt dışında olan bir bulut ya da form aracına hasta bilgisi yüklemek. Yurt dışına aktarım ayrıca şartlara bağlı; kullanmadan önce kontrol edin.
Veri güvenliği için makul asgari
Küçük bir muayenehane için pahalı sistemler gerekmiyor. Şunlar iyi bir başlangıç:
- Hasta dosyalarının kâğıtsa kilitli dolapta, dijitalse şifreli bir hesapta durması.
- Cihazlarda ekran kilidi ve güncel işletim sistemi.
- Kimin hangi dosyaya eriştiğinin belli olması.
- Tedavi bittikten sonra verinin ne kadar süre saklanacağının belirlenmesi, süresi dolanın silinmesi.
- Bir veri ihlali olursa ne yapacağınızın önceden bilinmesi. İhlal, Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim gerektirir; süreler kısa.
VERBİS kaydı gerekiyor mu?
Uzun süre "özel nitelikli veri işleyen herkes VERBİS'e kaydolmalı" bilgisi dolaştı. Bu artık güncel değil.
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı kararıyla, ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olan veri sorumlularından yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olanlar kayıttan muaf tutuldu. Kurul'un 25.12.2025 tarihli ve 2025/2393 sayılı kararı ise bilanço usulüne tabi olmayanlarda yalnızca çalışan sayısı kriterinin uygulanacağını açıkladı.
Tek başına ya da birkaç kişiyle çalışan bir muayenehane bu yüzden çoğu durumda kayıttan muaf. Ama dikkat: muafiyet yalnızca VERBİS kaydıyla ilgili. Aydınlatma, veri güvenliği, hastanın başvurusuna cevap verme ve ihlal bildirimi yükümlülükleri aynen sürüyor.
Bir platform kullanıyorsanız
Randevu ya da danışan takibi için bir platform kullanıyorsanız, verinin nerede tutulduğunu, kimin erişebildiğini ve hastaya hangi metinlerin gösterildiğini sorun.
E-Terapistim'de hasta kayıt olurken aydınlatma metni ve gereken onaylar sürümlü olarak kaydediliyor. Hangi metnin hangi tarihte kabul edildiği sonradan gösterilebiliyor.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Mevzuatın güncel ve tam metni için Resmî Gazete'ye ve ilgili kurumların duyurularına bakın; tereddüt ettiğiniz durumda meslek derneğinize ya da bir hukukçuya danışın. Platformun kendi uygulaması için Tanıtım ve İçerik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni.